Budget aziendale: cos’è e come definirlo correttamente

Quante risorse dovrai investire quest’anno? A quanto ammonteranno i ricavi dalle vendite? Le risposte a queste domande possono sembrarti troppo difficili da decifrare, proprio come alzare il dito al cielo e provare a indovinare da che parte tira il vento. Ma non è così che deve andare. Se sai come redigere un budget aziendale nel modo corretto, può fornirti tutte le informazioni utili per pianificare e realizzare i tuoi progetti imprenditoriali.

Ecco perché abbiamo deciso di aiutarti a capire bene cos’è un budget, come gestirne il processo di creazione e monitorare le metriche chiave rispetto alle previsioni del piano d’azione aziendale. Quindi, vedrai come la gestione e formulazione accurata del budget aziendale può consentirti di allocare le risorse disponibili per raggiungere gli obiettivi in modo efficiente ed efficace.

Cos’è il budget aziendale

Il budget aziendale viene spesso visto come un mero esercizio di stile. In realtà, è uno strumento fondamentale. Ti permette di misurare i risultati raggiunti rispetto a quanto programmato, per decidere se sia il caso di aggiustare il tiro con scelte strategiche diverse. Oppure, se sia possibile pianificare nuovi investimenti, senza rischiare di fare il passo più lungo della gamba.

Dunque, il budget previsionale è uno strumento che fa parte del processo di programmazione e controllo di gestione. In pratica, traduce gli obiettivi aziendali in termini economico-finanziari e li formalizza in un documento che consente di guidare le azioni future per raggiungerli.

Stimando il risultato economico sulla base di un’analisi accurata dei dati storici, puoi ripartire in modo efficiente le risorse e misurare le azioni intraprese in un determinato lasso di tempo. Perciò, nel definire il budget aziendale è necessario prendere in considerazione l’insieme di più elementi previsionali e interdipendenti, come il conto economico, lo stato patrimoniale e i flussi di cassa.

Perché il budget aziendale è importante

Come detto, il budget aziendale orienta le tue scelte strategiche per raggiungere il massimo profitto nel periodo preso in considerazione. Qualsiasi impresa ne ha bisogno, a prescindere dalla sua dimensione, per avere il controllo sugli obiettivi imprenditoriali e tutelare una crescita sostenibile nel tempo.

Tant’è che il Codice della Crisi d’impresa e dell’insolvenza (D.lgs. n.14/2019) entrato in vigore con il D.lgs. n.83/2022, obbliga gli imprenditori a dotare l’azienda di un adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile. Lo scopo è proprio quello di evitare che scelte poco oculate possano condurre le imprese verso un possibile stato di crisi e alla conseguente perdita della continuità aziendale. Dunque, il budget risulta fondamentale nella stesura in termini quantitativi e monetari dei programmi riguardanti le future operazioni necessarie al raggiungimento di determinati obiettivi.

In pratica, i traguardi strategici che l’impresa ha definito in sede di pianificazione possono essere disaggregati in obiettivi di gestione operativa, in base ai quali è possibile quantificare e allocare il budget necessario. Ecco che quest’ultimo assume una condizione realistica ed esprime davvero quello che dovrebbe accadere quando si manifestano le condizioni operative ipotizzate nella pianificazione strategica d’impresa.

È solo in questo modo che è possibile monitorare l’andamento delle azioni intraprese e verificarne le condizioni ottimali. Perciò, il budget diviene una metrica di miglioramento dell’efficienza, poiché consente, in fase di consuntivo, di confrontare i risultati ottenuti con quelli previsti. Dalla differenza tra i due emergeranno i miglioramenti o i peggioramenti conseguiti dalle azioni intraprese.

Appare chiaro che il budget non debba essere confuso con il business plan. Quest’ultimo è un documento che, nel descrivere in modo preciso il progetto imprenditoriale (obiettivi, strategie, modalità di vendita e previsioni finanziarie), aiuta a chiarire quella che è l’idea di business dell’azienda. Invece, il budget guida la pianificazione e le azioni da intraprendere per rendere concreta e sostenibile l’idea di business.

Budgeting e forecasting

Nonostante la sua imprescindibile rilevanza, il budget non è una bacchetta magica che tutto risolve. Da solo non può bastare. È comunque un documento previsionale basato su stime e, come tale è soggetto a un certo margine di errore.

Quindi, è utile implementarlo con uno strumento di programmazione che consenta, non solo di avere piena consapevolezza per decidere, ma fornisca anche previsioni affidabili sull’andamento economico. In questo modo, è possibile intervenire con tempestività e riallocare il budget in risposta agli eventi non pianificati.

Ecco perché è necessario integrare e ottimizzare il processo di budgeting con il forecast, per prendere in considerazione sia le rilevazioni consuntive che previsionali e riformulare le previsioni iniziali che, con il solo budget, non sarebbe possibile fare.

Tuttavia, di per sé, il forecast non è uno strumento di previsione, ma un consuntivo anticipato. Dunque, il punto di riferimento per la direzione aziendale deve rimanere sempre il budget, poiché in esso sono radicati gli obiettivi da raggiungere.

Quindi, si tratta di predisporre e impiegare strumenti complementari per disegnare una visione completa, dinamica, presente e futura, allo scopo di preservare lo stato di salute dell’azienda e pianificarne la crescita sostenibile nel tempo.

Come redigere il budget aziendale

Il processo di budgeting per le aziende può risultare complesso. Infatti, esistono diverse tipologie di budget, che permettono di costruire un risultato economico previsionale. I principali sono:

budget economico (ricavi, costi, oneri finanziari, oneri e proventi diversi, oneri fiscali, ecc.);
budget finanziario e di cassa, che deriva dai flussi di cassa (cash flow);
budget degli investimenti e finanziamenti.

La compilazione del budget previsionale deve tener conto di tutti questi aspetti, poiché fanno parte della pianificazione e dell’analisi dell’andamento economico aziendale. Dunque, per evitare di correre incontro a un possibile stato di crisi, è importante comprenderne i meccanismi e sapere come predisporlo, affinché sia uno strumento utile a supportare l’azienda nel tempo.

I passaggi non sono molti, ma specifici e da svolgere con estrema accuratezza, poiché correlati agli obiettivi strategici e finanziari che intendi raggiungere. Farti un esempio pratico avrebbe poco senso in questa sede. Un semplice file Excel in cui illustrarti dove mettere cosa sarebbe infatti di scarso aiuto, se non sai come definire un processo logico efficace e non conosci i KPI da prendere in considerazione. Quindi, sarà su questi due aspetti che ci soffermeremo.

Le fasi del processo per redigere un budget aziendale

Il primo passo consiste nel definire i tuoi obiettivi aziendali. Dopodiché, potrai prendere in esame i fattori produttivi che ti consentano di generare il volume d’affari idoneo a raggiungerli e, infine, considerare le fonti di finanziamento utili a sostenere le tue iniziative. Quindi, semplificando, dovrai definire un processo logico che preveda almeno questi 4 step:

pianificazione – analisi delle performance aziendali articolate per aree di business, centri di costo, clienti, prodotti/commesse, da cui estrapolare la definizione degli obiettivi, di costo o di fatturato, e tradurli in un piano d’azione;
calcolo dei fattori produttivi – utili per ottenere i ricavi prefissati e, di conseguenza, necessari a definire le fonti di finanziamento in relazione alle ipotesi di ricavi e costi (fissi e variabili), investimenti (strumenti e attrezzature), struttura organizzativa e risorse finanziarie (capitale aziendale e finanziamenti esterni);
misurazione delle prestazioni – analisi degli scostamenti tra risultati ottenuti e gli obiettivi prefissati;
revisione periodica del budget – attuazione delle eventuali azioni correttive sul sistema operativo o modifica degli obiettivi.

Una volta analizzati tutti questi elementi e implementato il processo, avrai una visione esaustiva della situazione aziendale e una roadmap per controllare con periodicità i risultati aziendali. Questo approccio, per quanto possa sembrarti complicato, è la chiave per muoverti con sicurezza e far crescere la tua azienda in modo sostenibile: ti dice dov’è diretta, le spese che dovrà sostenere e i ricavi prospettici che potrà registrare. Insomma, stai pianificando e prevedendo quello che dovrebbe accadere per raggiungere i tuoi obiettivi.

Ma non solo, stai offrendo alla tua azienda la dinamicità necessaria a cambiare in corsa nel caso le previsioni risultino errate, oppure accadano eventi imprevedibili che ne ostacolino la crescita programmata. Ne consegue che la funzione del budget aziendale non si limita solo alla relazione con le condizioni standard definite per la crescita. Bensì, svolge il ruolo cruciale di guidare e responsabilizzare le azioni da intraprendere per raggiungere anche gli obiettivi di breve periodo, nell’ambito di un piano strategico di più lungo respiro.

Infine, ma non meno importante, il budget previsionale è un documento che mostra la tua capacità di gestire l’azienda con coerenza e competenza. Hai a disposizione uno strumento potente che può migliorare i rapporti con le banche, le quali potranno vedere come intendi tutelare la sostenibilità del debito aziendale e proteggerne il patrimonio, attraverso una gestione concreta e verificabile. Traduci le tue idee imprenditoriali in numeri che tutti possono comprendere.

Indici di prestazione aziendale: le metriche chiave che dovresti considerare

Se vuoi ascoltare quello che la tua azienda ha da dirti, devi sapere quali sono gli indicatori di prestazione chiave (KPI) per il budget aziendale. Sono questi ultimi che ti aiutano a monitorare e gestire lo stato di salute finanziaria, nonché l’efficienza operativa. Perciò, puoi sapere se stai agendo nel modo corretto.

Come già anticipato, esistono diversi tipi di budget e da questi sarà necessario estrapolare le informazioni chiave. Ad esempio, del budget operativo dovresti considerare la stima delle vendite e dei costi previsti. Tuttavia, per coglierne l’evoluzione, dal budget economico sarà fondamentale estrarre i ricavi, l’EBITDA (Margine Operativo Lordo) e il risultato di esercizio.

Poi, non potranno mancare le previsioni degli acquisti di beni strumentali, i rispettivi finanziamenti e i rimborsi da mutui esistenti, che puoi ottenere dal budget patrimoniale. Infine, ma estremamente importante, dal budget finanziario dovrà pervenire un’accurata stima del cash flow, imprescindibile per determinare se i processi operativi stiano generando abbastanza liquidità e siano in grado di sostenere la redditività dell’azienda.

Se vuoi saperne di più riguardo ai vari indici aziendali, che dovresti conoscere e monitorare, ti consiglio di non perderti questi 3 approfondimenti:

Individuare i corretti KPI nella progettazione del budget aziendale è un processo cruciale per orientare le tue scelte, monitorare i processi e raggiungere gli obiettivi prefissati. Regolando le metriche di budget e previsione, puoi tenere traccia della redditività, delle vendite e delle entrate, dell’inventario e delle spese. Dunque, puoi supportare il processo decisionale per promuovere la crescita del tuo modello di business.

Budget aziendale: lo strumento che indica la direzione da seguire

La costruzione del budget aziendale è un processo complesso a cui dedicare particolare attenzione. Servono consapevolezza della realtà aziendale, conoscenza dei risultati ottenuti nel passato e una visione proiettata verso il futuro. Concepito in questo modo, il budget diventa uno strumento di pianificazione strategica ed economica, da cui possono scaturire le azioni operative, e rispetto al quale è possibile trovare un confronto periodico.

Tuttavia, per molti imprenditori, riuscire a definire un budget previsionale accurato può richiedere tempo e informazioni, che non sempre sono disponili nell’immediato. Per evitare che l’assenza di un processo documentato di pianificazione e budgeting possa portare l’azienda fuori rotta e verso un possibile stato di crisi, puoi avvalerti delle competenze di un CFO in outsourcing.

Contattaci senza impegno. Siamo a disposizione per analizzare la situazione finanziaria della tua azienda e supportarti con la nostra esperienza. Insieme troviamo le soluzioni giuste per sviluppare un piano d’azione efficace che possa condurre l’azienda verso gli obiettivi di business prefissati.