KPI aziendali: cosa sono e come scegliere quelli giusti!

I KPI aziendali sono metriche quantificabili che tracciano le prestazioni e misurano i progressi di un’impresa verso i suoi obiettivi strategici. Dunque, gli indicatori chiave di prestazione sono più che semplici numeri e variano a seconda del settore, dell’azienda e persino dei singoli reparti all’interno della stessa.

A prescindere che la tua attività sia B2B o B2C, la scelta dei KPI appropriati su cui concentrarti è il primo passo verso una potenziale crescita della tua attività. Come si usa dire, ciò che è misurabile può essere migliorato, giusto?

Se riesci a quantificare le prestazioni attuali, puoi renderti conto se le attività strategiche intraprese stiano apportando miglioramenti o peggioramenti in un determinato periodo di tempo. Ma quali sono i corretti KPI per la tua azienda? Su quali dovresti concentrarti?

La risposta breve è che dipende dalla tua attività. Dunque, non ci resta che approfondire, per capire quali siano le caratteristiche di un buon KPI e come possa aiutarti a sostenere la crescita della tua attività.

Cosa sono i KPI aziendali

Ci sono aziende floride che senza spiegazioni apparenti si trovano improvvisamente in difficoltà. Eppure “gli affari andavano bene”. Quindi, l’attività stava crescendo, così come il portafoglio clienti. Cos’è sfuggito?

In effetti, un aumento del fatturato è un segnale positivo. Però può anche voler dire che, per far fronte a costi più elevati, l’impresa abbia ritoccato i prezzi trasferendo gli oneri sui consumatori finali. Dunque, questi ultimi potrebbero non aver reagito bene, magari dirottando l’acquisto di prodotti o servizi altrove. Com’è possibile evitare di essere tratti in inganno dai segnali sbagliati? Come capire se si stanno davvero realizzando gli obiettivi prefissati?

La risposta è nei KPI aziendali, utili strumenti e preziosi alleati del business, che vanno compresi a fondo. Quindi, la domanda giusta è: cos’è esattamente un KPI?

Questa misteriosa sigla è l’acronimo di Key Performance Indicators. Ovvero, delle metriche che “rilevano e rivelano” le prestazioni di un’azienda o di un singolo reparto. Dunque, si tratta di valori misurabili che mostrano se, come, quando e quanto un’organizzazione stia avendo successo nel realizzare i propri scopi. In linea generale, si possono distinguere KPI:

di alto livello o generali, monitorano i risultati complessivi dell’attività;
di basso livello o specifici, riguardano i progressi di singoli processi o dipartimenti;
consuntivi, si riferiscono a un periodo passato, come il bilancio;
predittivi, contengono linee guida su scenari probabili futuri;
quantitativi, esprimibili e registrabili attraverso i numeri;
qualitativi, non esprimibili in cifre, ma complementari e di approfondimento;
primari, direttamente connessi alle azioni implementate;
secondari, connessi indirettamente agli obiettivi e funzionali a quelli primari.

Per rendere efficaci i KPI aziendali bisogna realizzare un buon equilibrio tra essi, mettendoli in relazione e a confronto. Altrimenti si avrà sempre una visione parziale e non un quadro complessivo.

I KPI aziendali quali sono?

Una volta capito cosa sono i KPI aziendali, è bene comprendere anche “quali sono”. La risposta non è semplice, perché in realtà sono praticamente infiniti, tanti quante sono le imprese, i settori e i contesti. Come accennato si tratta di metriche strategiche, però non tutte le metriche si possono definire KPI.

Alcuni esempi di KPI aziendali, per rispettivi ambiti, possono essere:

vendite – numero di nuovi contratti in un dato periodo;
servizio clienti – quantità delle chiamate;
produzione – numero di pezzi lavorati e finiti nell’unità di tempo;
indici di bilancio – ad esempio, il ROI (Return On Investment);
logistica e trasporti – movimenti di magazzino e consegne.

Adottare KPI aziendali generici, basandosi solo sul proprio contesto, spesso ne vanifica l’attendibilità e l’efficacia. Quindi, individuarne di specifici per la propria realtà di impresa è fondamentale, affinché sia possibile avere informazioni significative e funzionali al raggiungimento degli obiettivi chiave.

Come individuare KPI aziendali adeguati

Individuare e monitorare i KPI aziendali può risultare molto complesso, se non si sa da dove cominciare. Qualunque elenco di metriche non sarà mai abbastanza esaustivo. L’unico modo per definirli in modo adeguato è riconoscerli in base alle proprie esigenze. Per farlo serve un sistema che non sia casuale o approssimativo.

Ecco i criteri da tenere in considerazione:

Raggiungibilità. L’approccio deve essere realistico, per due motivi. Un traguardo concretizzabile funge da leva motivazionale. Uno poco plausibile scoraggia e apre la strada al fallimento.
Rilevanza. Un’attività o un processo deve avere importanza ai fini dell’obiettivo, altrimenti è solo spreco di risorse e uno sterile esercizio tecnico.
Specificità. I KPI aziendali devono essere caratteristici per argomento, scopo e preciso obiettivo.
Misurabilità. I risultati ottenuti devono fornire dati quantificabili per valutare stalli o progressi.
Oggettività. Gli indicatori di performance aziendali non devono essere inquinati o influenzati da letture faziose. L’analisi deve disegnare la verità senza elementi di disturbo, interni o esterni.
Attualità. I dati invecchiano rapidamente, perciò occorre poter aggiornare prontamente le metriche.
Semplicità. Servono informazioni decifrabili, con un feedback chiaro su criticità e opportunità.
Durata. Uno dei più potenti KPI in assoluto è il tempo. Qualsiasi risultato ha bisogno di un riferimento cronologico. Ciò è necessario per avere prospettive a breve, medio e lungo termine.

Un upgrade strategico nella scelta dei KPI

Abbiamo tracciato un buon identikit dei KPI aziendali. Ora però è il momento di salire di livello e migliorarne ancora la qualità. Quindi, ecco 3 consigli per un “upgrade”:

Partire dall’essenziale. Quando si comincia a impostare un piano di monitoraggio delle metriche strategiche, può sembrare di trovarsi davanti a un’impresa titanica. Per non disperdere le energie e restare focalizzati, è meglio cominciare dai processi più importanti. Via via che si acquista dimestichezza si può arricchire la configurazione iniziale, integrandola e sperimentando.
Allineare gli sforzi. Per rendere davvero efficaci i Key Performance Indicators ogni livello aziendale deve partecipare, condividere informazioni e obiettivi. In sostanza, tutti devono remare nella stessa direzione. A tale scopo possono essere utili dashboard digitali online da consultare in ogni momento e luogo. In questo modo si possono eliminare le metriche che sovrapponibili ed evitare ripetizioni. Il confronto tra direzione, reparti e i vari dipartimenti è molto utile, perché ogni sezione ha il polso del proprio ambito ed è un’incredibile risorsa.
Rinnovarsi sempre. Ogni cambiamento nell’attività aziendale è un’opportunità per testare la resilienza dei KPI aziendali già in uso, sostituire quelli obsoleti e crearne di nuovi.

Qualunque sia il contesto di impresa, online oppure offline, per vendita prodotti o fornitura di servizi, l’analisi dei KPI aziendali è fondamentale.

Se ti trovi nella situazione in cui non riesci a definire quelli giusti per la tua impresa, contattaci senza impegno e chiedi una consulenza. Insieme, possiamo analizzare il tuo modello di business e definire solide metriche su cui costruire la crescita sostenibile della tua azienda.