Organigramma e funzionigramma aziendale: sai cosa sono e perché ti servono?

Organigramma e funzionigramma sono due strumenti vitali e complementari per qualsiasi tipo d’impresa, poiché permettono di rappresentarne l’architettura aziendale in modo grafico e semplificato. In pratica, definiscono ruoli, funzioni e responsabilità delle risorse umane coinvolte nei processi, nonché le loro relative correlazioni ai fini organizzativi e comportamentali.

Spesso, ed erroneamente, vengono confusi o ritenuti equivalenti sotto il profilo dello scopo, ma è un errore di approccio. In ogni caso, stiamo parlando di strumenti che consentono di aumentare l’efficienza operativa della struttura organizzativa aziendale, offrendo chiarezza al personale a tutti i livelli. Diversamente, i dipendenti potrebbero non avere ben chiare le figure a cui doversi rivolgere in determinati scenari e non comprendere i corretti flussi di lavoro dell’azienda.

Ma qual è la differenza tra organigramma e funzionigramma? Quali sono i reali vantaggi nell’adottare un determinato assetto organizzativo? E come scegliere quello che meglio si adatti alle esigenze della tua realtà aziendale? Facciamo un po’ di chiarezza.

Differenza tra organigramma e funzionigramma

Nel contesto aziendale, organigramma e funzionigramma sono entrambi rappresentazioni grafiche della sua struttura organizzativa. Ma guardiamoli singolarmente e più da vicino, per capire bene quali siano le differenze:

  • Organigramma – in modo semplice e schematico, illustra l’architettura gerarchica aziendale e ne costituisce una sorta di documento ufficiale e formale. Rende immediato e facile orientarsi tra livelli, ruoli e responsabilità di reparti, settori e persone, chiarendo l’ordine di interdipendenza e subordinazione.
  • Funzionigramma – descrive competenze, funzioni, incarichi e relazioni tra le risorse aziendali. È un elemento che approfondisce e chiarifica le identità e i legami che non si evincono dal solo organigramma.

 

Dunque, organigramma e funzionigramma uniti insieme garantiscono la comprensione profonda e completa di un organismo aziendale, rendendo il tutto più accessibile e fruibile. Immagina che l’obiettivo sia migliorare la trasparenza e la collaborazione interdipartimentale: da questo punto di vista, sono dei veri e propri mezzi di informazione e comunicazione, sia verso l’esterno che all’interno. Grazie a loro, la catena direttiva e di gestione è alla portata di tutti.

Mediante l’uso di organigramma e funzionigramma anche la più complessa articolazione di incarichi e posizioni risulta più snella. Conoscere il proprio posto in una compagine e sapere a chi rivolgersi in caso di necessità, rende più sicuri ed efficienti tutti i lavoratori. Scontato dire che capire come funziona l’azienda permette di accorgersi anche quando non funziona, per agire con tempestività, prevenire incomprensioni e inefficienze.

Organigramma e funzionigramma: a cosa servono e perché sono importanti

Abbiamo messo sotto la lente d’ingrandimento funzionigramma e organigramma per scoprirne qualità, similitudini e diversità. Adesso, passiamoli al microscopio e vediamo a cosa servono e perché sono importanti. Per semplificare, possiamo sintetizzarne l’utilità in 3 pilastri portanti per l’azienda, poiché consentono di ottenere:

  • Continuità. Non è raro, specie nelle piccole imprese, che ognuno “sappia la parte che deve recitare, senza bisogno di un copione”. In pratica, si agisce per pura consuetudine. Spesso questo approccio funziona benissimo, almeno finché non ci si espande o si verificano cambiamenti. Quando ciò accade, l’equilibrio si rompe e improvvisare non va più bene.
  • Coerenza. Nella realtà di tutti i giorni, le linee di confine tra comparti e mansioni sono meno nette di quanto indicato sulla carta. Quindi, non sempre le funzioni coincidono con le responsabilità. È in questo caso che il funzionigramma diventa ulteriore fonte di specifiche rispetto all’organigramma. Ovvero, evita che qualcuno si occupi di attività che formalmente sono affidate ad altri. Si cerca quindi di far assomigliare il più possibile il progetto ideale a quello reale.
  • Crescita. L’analisi di organigramma e funzionigramma fornisce dati impiegabili per monitorare i percorsi di sviluppo, le progressioni ed evoluzioni di singole risorse o interi reparti e progetti. Visualizzarli contemporaneamente rivela se ci sono incoerenze, sovrapposizioni di mansioni o lacune da colmare.

Tipi di organigrammi

Pensavi fosse finita qui? Invece no. Devi sapere che non esiste un solo tipo di organigramma. Infatti, quest’ultimo, a differenza del funzionigramma, può essere di 3 tipi: verticale, orizzontale o circolare. Vale la pena approfondire un po’: 

  • Organigramma verticale. È detto anche “ad albero”, ed è quello più utilizzato perché si adatta a qualsiasi contesto professionale, politico, economico e sociale. Segue un flusso dall’alto verso il basso e mette in rilievo il carattere gerarchico di una struttura. In sostanza, sopra a tutti c’è un leader e poi a cascata si sviluppano le altre figure.
  • Organigramma orizzontale. In questo caso il flusso parte da sinistra e va verso destra, un po’ come il senso di lettura di un testo. All’inizio del “discorso” c’è ovviamente la posizione principale, mentre via via si susseguono gli elementi accessori. Detto così sembra non cambiare molto, ma visivamente pone meno l’accento sull’importanza del ruolo rispetto all’organigramma verticale. In un certo senso, “essere sulla stessa riga del capo” offre una percezione diversa che trovarsi alla base della piramide.
  • Organigramma circolare. Come si può dedurre, la configurazione stavolta prevede un centro di autorità che si allarga poi in cerchi concentrici. È una sorta di via di mezzo tra la struttura orizzontale e verticale.

Dai il giusto assetto alla tua impresa e ottieni risultati migliori

La tua azienda ha una struttura organizzativa orizzontale, verticale o circolare? Se non sai rispondere subito a questa domanda può voler dire solo 3 cose:

  • prima di oggi non conoscevi ancora organigramma e funzionigramma, quindi è arrivato il momento di implementarli in azienda;
  • pensavi di poterne fare tranquillamente a meno, ma ora sai quanto possano essere importanti;
  • hai bisogno di aggiornarli per verificare che la tua azienda disponga del giusto assetto e ogni collaboratore operi al meglio delle proprie funzioni.

 

Ora sai che organigramma e funzionigramma sono due strumenti vitali con elevate potenzialità da sfruttare per dare una direzione chiara a ogni risorsa coinvolta nella crescita della tua azienda. È arrivato il momento di agire. Non è mai troppo tardi per fare un salto di qualità nella gestione del tuo business.

Cominciare, o “rimettere ordine in azienda”, può spaventare e disorientare un po’. Come imprenditore hai già innumerevoli responsabilità e compiti da assolvere, ma sai anche di non poter trascurare nulla. Proprio per questo ci siamo noi.

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